物业程序文件:参观交流接待工作程序
1、目的规范公司参观交流接待工作,体现规范化的管理与良好的企业形象。
2、范围适用于公司本部、各管理处/部门参观交流接待工作。
3、定义无
4、职责
4.1办公室:指定、协调相关人员负责各类参观、交流活动;
4.2各部门:负责本部门交流接待工作的具体落实;
5、方法及过程控制
5.1接待级别
5.1.1办公室主任负责根据参观、交流或外来人员实习的具体情况确定接待级别。
接待级别分为一级、二级、三级,各部门可根据参观接待所确定的接待级别安排具体接待工作。
5.1.2一级接待
5.1.2.1 公司本部一级接待,接待来宾包括:集团交流人员、集团审计人员、部门人员。
5.1.2.1 .
1 办公室负责提前知会公司职能部门全体人员做好准备。
5.1.2.
1.2办公室负责提前准备迎宾接待牌、礼品等相关物品资料。
5.1.2.
1.3办公室负责公司现场环境的检查和整理。
5.1.2.
1.4办公室主任协同总经理(助理)及相关人员在正门进行迎接和指引。
5.1.2.2 业务部门一级接待,接待来宾包括:兄弟公司管理层交流人员。
5.1.2.2 .
1 办公室提前通知各岗位负责人做好现场环境清洁,秩序维持(包括车辆停放),并根据情况确定设立临时岗位做好安全防范措施。
5.1.2.2 .2办公室提前准备迎宾接待牌、茶食、礼品等相关物品资料。
5.1.2.2 .3接待现场最高负责人及相关人员在正门进行迎接和指引。
5.1.2.2 .4部门各岗位负责人在接待现场予以待命,负责协调处理各项临时事务。
5.1.2.2 .5接待完毕后,由现场最高负责人及相关人员欢送离开。
5.1.3二级接待,接待来宾包括:兄弟公司业务部门交流人员。
二级接待,由部门、项目负责人介绍管理服务区域的基本情况,回答来宾提问,应来宾需求安排座谈交流。
接待时须着公司工作服,做到热情、大方,宣传公司管理方法和理念等。
5.1.4三级接待,接待来宾包括:同行业、非同行业参观、交流人员;
三级接待,由业务部门接待负责人向来宾介绍所辖小区(或大厦)的基本情况,回答来宾提问。
接待时须着公司工作服,做到热情、大方,宣传公司管理方法和理念等。
5.2 接待流程
5.2.1 各部门、项目如接到其它机构、人员的参观、工作交流要求时,应统一转至公司办公室具体联系。
5.2.2 各类参观,交流需求须至少提前三个工作日与办公室主任联系,办公室在接到接待需求后,在三个工作日内根据实际情况确定是否予以接待并反馈需求部门、项目。
5.2.3 各业务部门、项目接待责任人在收到接待信息后,须通知部门经理,作好相应的接待准备。
5.2.4 外来参观接待流程
5.2.4.1 参观安排部门包括本部各个部门以及公司下属各个项目管理处。
公司本部安排的参观一般应予以安排,其他同行业房地产公司和物业公司提出参观要求时,应根据其对公司是否有影响和未来是否有联系等情况酌情考虑是否接待。
5.2.4.2 办公室接到来电、来函、上门要求参观时,应了解参观小区名称、人数、参观时间、路线、联系人及联系方式等,根据来访人员的职位、重要性确定参观级别,确定是否予以安排参观。
5.2.4.3 办公室应将参观人员情况在《参观接待登记表》中予以登记,并及时以邮件或电话方式与参观小区接待负责人联系,通知各参观小区作好参观接待准备。
5.2.4.4 管理处应制定参观路线和参观介绍词,并报办公室备案。
管理处应对参观接待负责人或临时负责人进行培训,熟悉小区的基本情况和物业管理基本知识。
5.2.4.5 参观接待管理处接待负责人在接到办公室参观通知时,应填写《参观接待登记表》。
如遇其他公司临时要求参观时,应及时与办公室行政组人员联系,办公室与安排部门予以核实后,再进行安排。
5.2.5 工作交流接待流程
5.2.5.1 工作交流安排部门包括公司本部各部门和下属各管理处。
公司本部安排的交流一般应予以安排,其他同行业房地产公司和物业公司提出工作交流要求时,原则上不安排,但可根据其对公司是否有影响和未来是否有联系等情况酌情考虑是否接待。
5.2.5.2 办公室人员接到来电、来函、上门要求进行工作交流时,应了解工作交流内容、交流部门名称、人数、时间、联系人及联系方式等,确定是否予以安排交流。
5.2.5.3 填写《工作交流安排表》,发邮件至接待管理处,通知其作好接待准备,同时抄送要求工作交流部门或下属项目管理处。
5.2.5.4 管理处接待负责人应根据工作交流内容,确定各岗位引导人。
正式交流开始前,部门负责人应先向交流人员介绍小区总体管理情况,接待负责人负责监督和控制交流过程,各岗位引导人对交流人员进行具体内容的培训与交流。
5.3公司接待人员在接待工作中应注意依据公司相关规定,做好保密工作。
5.4各部门接待人员负责保留工作交流、参观接待人员相关信息,并于每月底前上传至公司内网。
6. 支持性文件无7.质量记录表格TJWY7.
5.1-01-F
1 《参观接待登记表》TJWY7.
5.1-01-F2《工作交流安排表》